PROBLEM SETTING

Il problem setting è forse la fase più critica del problem solving perché occorre avere una grande capacità di porsi problemi nell’ottica di ridefinirli e di inquadrarli su diversi aspetti. Al termine della fase di problem setting, se avremo lavorato bene, dovremo essere in grado di sapere cosa fare ed essere pronti a farlo, avendo a nostra disposizione tutte le risorse necessarie.

Tutti noi abbiamo affrontato almeno una volta nella vita la fase di problem setting anche se non l’abbiamo chiamata in questo modo. Basti pensare ai problemi matematici che ci sono stati proposti durante gli anni della scuola.
Non sarà così difficile, dunque, ricordare quale fosse la prima cosa da fare per avvicinarsi ad essi nella maniera più corretta: partire dai dati, cioè da quelle cose che conosciamo, e formulare le domande giuste per trovare la soluzione.

Le domande da fare possono essere, tra le altre:

• Cosa non sta funzionando? Cosa non dovrebbe succedere e invece succede?
• Quali sono i sintomi e gli indicatori che mi stanno dicendo che qualcosa non funziona?
• Qual è il mio problema?
• Qual è quello che, per una mia priorità, voglio affrontare per primo?
• La risoluzione di questo problema dipende da me?
• Chi bisogna mettere a conoscenza del problema?
• Chi bisogna coinvolgere nella ricerca della soluzione?
• Ho mai incontrato prima un problema simile?
• Chi mi può aiutare a risolverlo?
• Quanto tempo ho per risolverlo?
• Posso definire questo problema indicando chiaramente “chi” (le persone associate al problema, i clienti che si sono lamentati, ecc), “cosa”, “come”, “quando” (il problema è improvviso o nasce gradualmente, è episodico o ciclico, si manifesta in un dato periodo dell’anno o in momento particolare della giornata, da quanto dura), “dove”, “perché”, “quanto” (qual è l’estensione del problema)?
• Posso descrivere il problema in questi termini?
• Quali conseguenze si creano quando si manifesta il problema?
• Provoca rischi, ritardi, perdite di tempo o di materiale? Quali altre conseguenze produce?
• Come agisce sulle persone che ne sono a conoscenza?
• Quanto costa questo problema?
• Quali sono le cause che lo hanno generato?

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Gli strumenti da utilizzare nella fase di problem setting sono molteplici.
Ad esempio, posso utilizzare il brainstorming, il diagramma di affinità, i check sheet, le carte di controllo, il diagramma di flusso, i focus group, il Principio di Pareto, il diagramma radar, il run chart, il diagramma causa effetto.

Brainstorming, diagramma di affinità, check sheet e Principio di Pareto, insieme al diagramma a lisca di pesce, al diagramma del campo delle forze, all’outcome control panel, ai 5 perché, al trend chart, al decision making, al Paynter chart e all’action plan, possono essere utilizzati per identificare le cause del problema.

Per selezionare le cause del problema, infine, possiamo utilizzare i check sheet, il diagramma a lisca di pesce, il diagramma del campo delle forze, il trend chart, il decision making, il Principio di Pareto, il multi-voting, la matrice delle priorità, il diagramma delle relazioni, il design of experiment e le matrici decisionali.

PER SAPERNE DI PIU':

Un'introduzione al Problem solving
Problem solving: descrizione della metodologia
Ancora sul Problem solving
Il Problem setting
Il Problem solver
Modelli per affrontare i problemi
I freni alla risoluzione dei problemi
Le tiplogie di Problem solving
A3: una tecnica di Problem solving